Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich auch die Rechtslage im Zusammenhang mit dem Ausstellen von Rechnungen bzw. Gutschriften.
Hier gilt ab dem 01.01.2025: Verkaufen Unternehmen in Deutschland Waren an andere Unternehmen bzw. werden in dieser Konstellation Dienstleistungen erbracht, müssen elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) ausgestellt werden.
Auch Vereine zählen in diesem Sinne als Unternehmer und sind daher ebenso von der Verpflichtung betroffen.
Was ist eine E-Rechnung
Der Begriff E-Rechnung ist angesichts der neuen Rechtslage nicht mehr dahingehend zu verstehen, dass Rechnungen etwa als PDF erstellt und per E-Mail versendet werden.
Vielmehr wird der Begriff ab dem 01.01.2025 dahingehend neu definiert, dass nur Rechnungen als E-Rechnungen gelten,
- die in einem „strukturierten elektronischen Format“ (XML-Format)
- ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und
- in der Folge maschinell ausgelesen bzw. elektronisch verarbeitet werden können.
Die Abkürzung XML steht für „Extensible Markup Language“ und bezeichnet ein textbasiertes Datenformat zur strukturierten Darstellung und Speicherung von Informationen. Dieses Datenformat ist sowohl für Menschen, als auch für Maschinen lesbar.
Verein als Aussteller von Rechnungen
Verkauft ein Verein Waren an ein anderes Unternehmen bzw. erbringt er Dienstleistungen, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Dies gilt mit Blick auf die steuerlichen Besonderheiten im Zusammenhang mit der Gemeinnützigkeit für alle Sphären, in denen entsprechende Rechnungen ausgestellt werden, wie etwa der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, der steuerbegünstigte Zweckbetrieb sowie die Vermögensverwaltung.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt übrigens auch dann, wenn der Verein als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist. Weiterhin gelten die gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Ausstellung von Rechnungen in unveränderter Form.
Übermittlung von Rechnungen
Wie bereits dargelegt, muss auch die Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Wege erfolgen. Denkbar ist hier beispielsweise der Versand per Mail, die Bereitstellung einer elektronischen Schnittstelle oder der Download über ein (Kunden-)Portal.
Zur Übermittlung können auch externe Dienstleister beauftragt werden. Die Übergabe der Rechnung im XML-Format auf einem externen Speichermedium wie etwa einem USB-Speicherstick genügt nicht den Anforderungen an die Übermittlung in elektronischer Form.
Ausnahmen und Übergangsfristen
Es gibt auch eine Reihe von Ausnahmen, bei denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss. So zum Beispiel, wenn es sich um steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG handelt.
Auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, gibt es eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro, gilt die Pflicht auch dann, wenn sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Anteile abgerechnet werden und Letztere für sich genommen, die 250 Euro-Grenze nicht übersteigen würden.
Im Zusammenhang mit der E-Rechnung gelten Übergangsfristen: Hat ein Verein im jeweiligen Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt, dürfen bis zum Ende des Jahres 2027 weiterhin Papierrechnungen (oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers auch einfache digitale Rechnungen) ausgestellt werden.
Dennoch sollten sich Vereine darauf vorbereiten, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Ab dem 01.01.2025 besteht die Notwendigkeit, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausreichend ist hierfür die Bereitstellung eines E-Mailpostfachs.
Weitere Informationen
Weitere Informationen zum Thema sind in einem entsprechenden Entwurf eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums zu finden. Eine Aktualisierung dieses Schreibens zur Klärung weiterer Fragestellungen ist angekündigt.
Quelle: vereine-stiftungen.de